AUTOMATISIERUNG · KI · PROZESSE
Abläufe, die von selbst laufen.
Jeder Betrieb kennt sie: Aufgaben, die täglich jemand von Hand erledigt, weil es schon immer so war. Telefon, Rechnungen, Anfragen. Wir schauen uns an, was bei Ihnen Zeit kostet — und bauen dafür einen sauberen Workflow. Festpreis, deutsches Hosting, vollständig übergeben.
Kundenreklamation wird automatisch kategorisiert, eskaliert und mit dokumentierter Korrekturmaßnahme fristgerecht beantwortet
Reklamation erfasst
E-Mail, Formular, Telefon
Fehlerart & Schwere
Produkt, Lieferung, Service?
Zuständigkeit klar
Werk, Lieferant oder intern
8D-Report erstellt
Sofort + Korrekturmaßnahme
Gutschrift + Antwort
Fristgerecht, revisionssicher
Reklamation erfasst
E-Mail, Formular, Telefon
Fehlerart & Schwere
Produkt, Lieferung, Service?
Eskalation ausgelöst
Produktion + GF informiert
Zuständigkeit klar
Werk, Lieferant oder intern
8D-Report erstellt
Sofort + Korrekturmaßnahme
Gutschrift + Antwort
Fristgerecht, revisionssicher
Pragmatisch.
Wir bauen keine KI-Strategie, wir bauen einen Workflow, der morgen läuft. Erste sichtbare Ergebnisse in unter zwei Wochen.
Abschaltbar.
Jeder Workflow wird dokumentiert übergeben. Monatsfrist, keine Knebelverträge, alle Daten bleiben bei Ihnen.
EU-Modelle, AVV inklusive.
Azure OpenAI EU, Mistral, lokale Modelle. Kein US-Hosting in der Standardkonfiguration, kein Schrems-II-Risiko.
Festpreis.
Nach der kostenlosen Analyse erhalten Sie ein schriftliches Konzept mit verbindlichem Festpreis. Was im Angebot steht, kostet das, was im Angebot steht.
VORGEHEN
So gehen wir vor.
Kostenlose Ablauf-Analyse (30–45 min)
Sie zeigen uns einen Ablauf, der zu viel Zeit kostet. Wir hören zu, fragen nach Volumen, Werkzeugen, Schnittstellen — und sagen ehrlich, ob sich Automatisierung in Ihrem Fall lohnt. Wenn nicht, sagen wir es. Sie verlassen das Gespräch mit einer klaren Einschätzung, egal wie wir am Ende zusammenarbeiten.
Konzept und Festpreis-Angebot (10 Werktage)
Sie erhalten schriftlich: den geplanten Workflow als Diagramm, die eingesetzten Werkzeuge, die Schnittstellen, eine ROI-Schätzung und einen Festpreis für Setup und monatlichen Betrieb. Keine Stundenschätzung. Wenn nachträglich etwas dazukommt, sprechen wir vorher darüber.
Bauen (1–3 Wochen, je nach Umfang)
Wir setzen den Workflow in zwei-wöchigen Schritten um. Sie sehen jede Woche etwas Lauffähiges, geben Feedback an einer Stelle. Keine Mail-Pingpong-Spirale.
Übergabe und Schulung
Wir testen mit Ihren realen Daten, dokumentieren den Workflow, übergeben Zugänge und Konfigurationen, schulen Ihr Team. Sie wissen am Ende, was wo läuft und wie es im Notfall abzuschalten ist.
Betrieb und Weiterentwicklung (optional)
Auf Wunsch übernehmen wir Monitoring, Updates und Weiterentwicklung. Monatliche Pakete, drei Monate Mindestlaufzeit, danach jederzeit kündbar. Wir wollen Sie behalten, weil es funktioniert — nicht weil ein Vertrag es verlangt.
PAKETE
Drei Pakete zum Einstieg.
Wer noch nicht weiß, ob sich Automatisierung lohnt, fängt selten mit einem großen Projekt an. Drei Pakete mit Festpreis, klarer Auslieferzeit, abschaltbar nach Monatsfrist. Wenn es funktioniert, bauen wir es aus.
Telefon-Assistent für Praxen & Werkstätten
Beantwortet Anrufe rund um die Uhr, bucht Termine direkt in Ihren Kalender, leitet Notfälle gezielt an Ihr Team weiter.
- Voice-Agent auf Deutsch
- Kalender-Anbindung (Doctolib, Cituro, Outlook, Google)
- Notfall-Routing an Mobilnummer
- SMS- und E-Mail-Bestätigung an Anrufer
- Monatlicher Bericht mit Anrufvolumen und Themen
Typische Ersparnis: 0,5–1,0 MFA-Stelle in einer Praxis mit ≥60 Anrufen/Tag. Anruf-Verlustquote sinkt von 30–60 % auf nahe Null.
Setup ab 3.900 € · monatlich ab 199 €
Auslieferung: 5–8 Tage
Rechnungseingang automatisieren (DATEV-ready)
Eingehende Rechnungen aus E-Mail und Posteingang werden erkannt, geprüft und für Ihre Buchhaltung vorbereitet.
- E-Mail-Postfach-Anbindung
- OCR und Datenextraktion
- Plausibilitätsprüfung (Doppelzahlung, Lieferantenstamm)
- Übergabe an DATEV Unternehmen Online oder Lexware
- Fehlerprotokoll und Eskalation
Bei 200 Rechnungen/Monat: 8–10 Stunden Erfassungszeit gespart und bis zu 1.500 € vermiedene Skonto-Verluste — Rabatte, die verfallen, wenn Freigaben zu spät kommen.
Setup ab 2.490 € · monatlich ab 79 €
Auslieferung: 3–5 Tage
Lead-Bot "Webseite zu Termin"
Ein qualifizierter Assistent auf Ihrer Website, der Anfragen erkennt, FAQs beantwortet und nur die echten Leads in Ihr CRM übergibt.
- Custom-Bot mit Anbindung an Ihre Inhalte
- Lead-Qualifizierungs-Logik
- CRM-Übergabe (HubSpot, Pipedrive, Salesforce)
- DSGVO-konformes Consent-Handling
- Monatlicher Lead-Report
Typische Ersparnis: 30–50 % weniger unqualifizierte Anfragen im Postfach, bei B2B-Dienstleistern mit ≥500 Website-Besuchen/Monat.
Setup ab 1.900 € · monatlich ab 149 €
Auslieferung: 3–5 Tage
ENTERPRISE
Abteilungsübergreifend und systemtief.
CPQ, Rechnungseingang mit mehrstufiger Freigabe, DSGVO-Auskunftsersuchen — Prozesse, die mehrere Systeme berühren und in kein Standardpaket passen.
CPQ · MASCHINENBAU
Angebotskonfiguration & Kalkulation
Kundenanfrage wird zur Konfiguration, daraus entsteht automatisch Stückliste, Kalkulation und das druckfertige Angebot — mit Preisfreigabe nach Betrag.
Für: Maschinen- und Anlagenbauer · Sonderfertiger
BUCHHALTUNG · COMPLIANCE
Eingangsrechnung mit mehrstufiger Freigabe
OCR liest die Rechnung, prüft Bestellung↔Lieferschein↔Rechnung (3-Way-Match) und routet sie nach Betrag und Kostenstelle zur richtigen Person. Nach Freigabe direkt an DATEV.
Für: Handelsunternehmen · Kanzleien · Konzernzulieferer
DSGVO · ART. 15
Auskunftsersuchen automatisiert bearbeiten
Eingehendes Auskunftsersuchen wird erkannt, alle Systeme (CRM, ERP, DMS, Archiv) nach Personendaten durchsucht, zusammengeführt und fristgerecht beantwortet — mit revisionssicherem Protokoll.
Für: Alle Unternehmen ab 20 Mitarbeitenden
ANWENDUNGSFÄLLE
Was wir sonst noch automatisieren.
Die drei Pakete decken die häufigsten Fälle ab. Darüber hinaus bauen wir Workflows und individuelle Anwendungen passgenau für Ihren Ablauf.
Individuelle Anwendungen (z. B. Inventur-Tools)
Eine schlanke Web-App, die Ihre Inventur über Barcode-Scan, Eingabe und automatischen Abgleich mit Ihrer Bestandsführung abbildet.
Für: Werkstätten, Lagerbetriebe, Handel
Angebots-Erstellung im Handwerk
Sprachaufnahme vor Ort → automatisierter Angebotsentwurf → PDF an den Kunden. Spart einem Meister 8–15 Stunden pro Woche.
Für: SHK, Maler, Fliesenleger, Tischler
Auftragserfassung in Speditionen
E-Mail- oder PDF-Aufträge werden automatisch erkannt und ins TMS eingespielt.
Für: Speditionen ab 50 Aufträgen/Woche
Voicemail mit Transkription und Triage
Verpasste Anrufe werden transkribiert, kategorisiert und nach Dringlichkeit zugeordnet.
Für: Kanzleien, Praxen, Servicebetriebe
Bewerber-Vorqualifizierung
Aus Stichworten entsteht eine Stellenanzeige; eingehende Bewerbungen werden im Chat strukturiert.
Für: Handwerk, Pflege, Gastronomie
Interner Wissens-Bot
Eine Suche, die auf Ihrer Dokumentation antwortet — für Mitarbeiter:innen, die sonst Senior-Kolleg:innen fragen müssten.
Für: Steuerkanzleien, Versicherungsmakler:innen, Großhandel
Reklamations- und Support-Triage
Eingehende E-Mails werden klassifiziert, Antwortentwürfe vorbereitet, ans Helpdesk übergeben.
Für: E-Commerce, B2B-Großhandel
Produktdaten-Übersetzung und PIM-Anreicherung
Produkttexte in mehrere Sprachen, mit Ihrem Glossar, automatisiert ans PIM.
Für: Hersteller mit Export, Online-Shops
Schadensmeldungs-Workflows
E-Mails von Versicherern werden gelesen, Formulare vorausgefüllt, Postausgang vorbereitet.
Für: Versicherungsmakler:innen
Hotel-Pre-Stay-Kommunikation und Upsell
Automatische mehrsprachige Vorab-Kommunikation mit Gästen, Upsell-Vorschläge, Check-in-Vorbereitung.
Für: Boutique-Hotels, Ferienwohnungen
Wenn Ihr Anwendungsfall nicht dabei ist — erzählen Sie ihn uns. Wir sagen Ihnen in einem halben Telefonat, ob er sich automatisieren lässt und ob es sich für Sie rechnet.
BRANCHEN
Branchen, in denen wir zu Hause sind.
Wir sind kein Branchenspezialist, der nur eine Welt kennt. Aber es gibt Branchen, in denen wir mehrere Workflows schon mehrfach gebaut haben — dort sind wir am schnellsten und am günstigsten.
Arztpraxen und Zahnarztpraxen
Anrufverlust, Termin-Pingpong, MFA-Mangel
- Voice-Agent
- FAQ-Bot
- Recall-Erinnerungen
Handwerk (SHK, Elektro, Maler, Tischler)
Meister-Zeit für Angebote, verspätete Rechnungen, Personalsuche
- Angebots-Erstellung per Sprache
- Rechnungseingang
- Bewerber-Vorqualifizierung
Steuerkanzleien
Manueller Rechnungseingang, FAQ-Last, DATEV-Routine
- Rechnungseingang DATEV-ready
- Interner Wissens-Bot
- Mandanten-Onboarding
Hotellerie und Ferienwohnungen
Pre-Stay-Kommunikation, Sprachbarrieren, Upsell-Lücken
- Voice-Agent
- Pre-Stay-Mail-Strecken
- FAQ-Bot
Speditionen und Logistik
Manuelle Auftragserfassung, Reklamationen
- Auftragserfassung
- Schadensbearbeitung
- Status-Updates
B2B-Dienstleister und Beratung
Lead-Flut ohne Qualität, langsame Erstantwort
- Lead-Bot
- Automatisierte Erstantwort
- Interner Wissens-Bot
GRENZEN
Was wir bewusst nicht bauen.
Es gibt Anwendungen, bei denen die Automatisierungsgewinne den ethischen oder rechtlichen Aufwand nicht rechtfertigen — oder die nach aktuellem EU AI Act als High-Risk eingestuft werden und eine menschliche Letztentscheidung erfordern, die wir nicht ersetzen wollen.
- Medizinische Triage oder Symptombewertung (High-Risk nach EU AI Act ab 08/2026)
- Automatische Bewerber-Ablehnung ohne menschliche Letztentscheidung
- Bonitäts- oder Risiko-Scoring im Verbraucherkontext
- Versicherungs-Underwriting
Wenn ein Anliegen in diese Zone fällt, sagen wir es im Erstgespräch.
TECHNIK
Was wir einsetzen — und warum.
Wir wählen Werkzeuge nach Eignung, nicht nach Mode. Stand 2026, im Mittelstand bewährt:
Workflow-Engine
n8n (selbst gehostet auf deutschem Server) für orchestrierte Abläufe — open-source, kein Vendor-Lock-in. Make oder Zapier nur, wenn ein bestimmter Dienst es verlangt.
Sprachmodelle
Azure OpenAI in der EU-Region, Mistral (Frankreich), lokale Modelle (Llama, Qwen) auf eigenem GPU-Server für sensible Daten. Modellwahl wird im Konzept festgelegt und kann jederzeit gewechselt werden.
Voice und Sprache
Voice-Agents über spezialisierte Anbieter, Sprache zu Text mit europäischen Diensten. Deutsche Aussprache, regionaler Dialekt-Umgang.
Schnittstellen
REST, Webhooks, Datenbank-Direktanbindung. Wir bauen primär gegen offene APIs (DATEV Connect Online, Shopify, HubSpot, Pipedrive). Bei geschlossenen Systemen prüfen wir RPA als Brücke.
Wir geben jeden Workflow vollständig dokumentiert an Sie raus (n8n-Export, Konfigurationen, Zugänge). Wenn Sie woanders weiterarbeiten wollen, können Sie es.
DATENSCHUTZ & COMPLIANCE
DSGVO, AI Act, EU-First.
Hosting in Deutschland
Workflow-Engine, Datenbanken und Logs ausschließlich in deutschen Rechenzentren (Hetzner, Mittwald, IONOS Pro). ISO 27001-zertifiziert, AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive.
EU-Modelle als Standard
Sprachmodelle laufen über Azure OpenAI EU oder Mistral. Wenn ein US-Modell zwingend sinnvoll ist, holen wir Ihre explizite Zustimmung und dokumentieren die Verarbeitung.
Datenhoheit beim Kunden
Sie behalten die Datenbank. Wir betreiben den Workflow, aber die Daten gehören Ihnen, jederzeit exportierbar.
AI-Act-konform aufgesetzt
Wir kategorisieren jeden Workflow nach Risikoklasse, dokumentieren ihn entsprechend, und bauen High-Risk-Anwendungen entweder mit menschlicher Letztentscheidung oder gar nicht.
Audit-Spur
Jeder automatisierte Schritt wird protokolliert. Sie können nachvollziehen, wer wann was entschieden hat.
HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen zur Automatisierung.
Selten unter 10 Mitarbeitenden, fast immer ab 20 — abhängig vom Volumen der Routine. Eine Praxis mit 80 Anrufen am Tag spart durch einen Voice-Agent typischerweise eine halbe MFA-Stelle. Eine Spedition mit 200 Auftragsmails/Woche spart 15–20 Wochenstunden Erfassung. Im Erstgespräch rechnen wir den ROI für Ihren konkreten Fall durch — wenn er nicht trägt, sagen wir es.
Wir hosten Modelle EU-basiert (Azure OpenAI EU, Mistral, lokale Modelle), schließen AVV ab, dokumentieren Verarbeitungstätigkeiten. US-Modelle nur nach expliziter Freigabe und für nicht-personenbezogene Aufgaben. Der AI Act ab 08/2026 ist im Setup berücksichtigt.
Wir geben jeden Workflow dokumentiert raus (n8n-Export, Konfigurationen, Zugänge). Abschalten heißt: Kündigung mit Monatsfrist, die Daten bleiben bei Ihnen. Wir wollen Sie behalten, weil es funktioniert — nicht weil ein Vertrag es verlangt.
Die drei Pakete sind die häufigsten Einstiege (1.900–3.900 € Setup, 79–199 € monatlich). Individuelle Anwendungen liegen zwischen 5.000 und 25.000 € Setup. Verbindlicher Festpreis nach der kostenlosen Analyse.
Bei jedem Workflow definieren wir vorab zwei oder drei Kennzahlen — z. B. Anrufverlustquote, Erfassungszeit pro Rechnung, qualifizierte Leads pro Monat. Diese werden automatisch protokolliert; Sie sehen den Wert vor und nach der Automatisierung in Ihrem monatlichen Bericht.
n8n (Workflow-Engine, selbst gehostet in Deutschland), Azure OpenAI EU oder Mistral (Sprachmodelle), lokale Modelle für sensible Daten, spezialisierte Voice-Anbieter mit EU-Hosting, Standard-Schnittstellen für DATEV, Lexware, HubSpot, Pipedrive, Shopify. Tool-Wahl wird im Konzept festgehalten und kann gewechselt werden.
Sie ist gut in Routine, in Klassifikation, in strukturierter Ausgabe. Sie ist schlecht in echter Empathie, in Verantwortung übernehmen, in Edge-Cases ohne Trainingsdaten. Deshalb: Routine automatisieren, Verantwortung beim Menschen lassen.
Ein Stunden Zeit für das Erstgespräch, Zugänge zu den betroffenen Systemen (oder Demo-Daten), eine entscheidungsfähige Ansprechperson. Die Konzeptphase machen wir, die Bauphase brauchen wir punktuelles Feedback.
Lassen Sie uns reden.
Kostenlose Ablauf-Analyse, 30–45 Minuten, ohne Verkaufsdruck. Sie verlassen das Gespräch mit einer ehrlichen Einschätzung — egal, ob wir am Ende zusammenarbeiten oder nicht.